Felszólítás a hatóságtól: mit tegyen egy cég, hogy elkerülje a bírságot? – szakértő válaszol

Mit jelent egy felszólító levél jogi szempontból?

Egy felszólító levél minden vállalkozó számára azonnali stresszt jelent, de a reakciók már széles skálán mozognak. Van, akinek nem okoz gondot egy mozdulattal a sarokba dobni, vagy félretenni azzal, hogy majd később foglalkozik vele. A jogi és pénzügyi biztonság azonban a legtöbb esetben megköveteli, hogy ne halogassuk a kérdést.  

A hatóságok ugyanis nem érzésből, hanem automatizált rendszerek, adatkockázati szűrések, letelt határidők, vagy bejelentések alapján működnek, és küldenek felszólításokat.

Ilyen lehet a hiányzó vagy késedelmes bevallás, adateltérés, szokatlan pénzügyi minták, visszaigénylések.

Megelőzhető hibák: így kerüld el a bírságokat

Ebből azonnal látszik, hogy a felszólítások kezelésének legegyszerűbb módja a megelőzés. 

A legtöbb bírság ugyanis megelőzhető lenne alapvető fegyelemmel. A határidők vezetésével, digitális irattárral, rendszeres könyvelői és jogászi egyeztetéssel, a bevallások beadás előtti ellenőrzésével, a változások dokumentálásával a legtöbb hiba kiszűrhető.

A dokumentáltság jogi jelentősége

Jogilag jellemzően még a hiba sem minden esetben gond, sokkal inkább az, ha a vállalkozás nem tudja megmutatni, mit és miért csinált. Nagyon fontos, hogy dokumentumokkal, határidők betartásával és írásos kommunikációval tudjunk védekezni egy ellenőrzés során. 

Fontos kiemelni, hogy ami nincs leírva, az jellemzően jogilag nem létezik.

Ha mégis hibát vétesz

Amennyiben a hatósági ellenőrzés hibát talál, nem a pánik és a tagadás a megfelelő út. Egyeztessünk jogásszal, számviteli szakemberrel, és amennyiben célszerű, önellenőrzés, hiánypótlás, egyeztetések és jogorvoslat révén oldjuk meg a helyzetet, nem feledve, hogy a hozzáállás és a szakértelemmel elkészített beadványok sokszor többet számítanak, mint maga a hiba!

Következményekkel jár, ha nem reagálsz

A nem reagálás, a felszólítás figyelmen kívül hagyása azonban végzetes lehet. Jogi határidők nem állnak le attól, ha nem vesszük át a hatósági felszólításokat. A helyzetünk azonban lényegesen nehezedhet, hiszen nem tudjuk, hogy mivel szemben kell védekeznünk. Jogilag ez a legrosszabb döntés, és szinte biztos következmény a bírság, a végrehajtás, a vállalkozás létének veszélybe kerülése.  

A leggyakoribb ellenőrzési okok az ÁFA-visszaigénylésre, a gyors növekedésre és új tevékenységre vezethetőek vissza, de adott ágazat is ellenőrzési fókuszba kerülhet, vagy egy korábbi mulasztás is eredményezhet ismételt ellenőrzéseket.

A szakértő szerepe: mikor kell ügyvédet vagy könyvelőt bevonni?

Szinte minden esetben célszerű szakértőt bevonni számviteli és jogi területről. Különösen igaz ez abban az esetben, ha már magának a felszólításnak az értelmezése is nehéz, vagy jelentős összeg forog kockán, esetleg több évre visszamenő vizsgálat indult.

Mikor kötelező, mikor ajánlott a jogi képviselet?

Lehet, hogy a szakértő bevonása költséget von maga után, de a túl későn bevont szakértő az igazán drága. Ezzel szemben a megelőzés, azaz az előzetes szakértői gondoskodás, jogi háttér, a könyvelő mellett egy ügyvéd, jogvédelmi biztosítás biztos nyugalmat jelent a vállalkozás életében.

A szakértő segít jogaink érvényesítésében, így abban, hogy érvényesülhessen az eljárás során a tájékoztatás és iratbetekintéshez való jogunk, megfelelő észrevételeket tegyünk megfelelő időben, és szükség esetén szakszerű jogorvoslatot nyújtsunk be.

Belső kontrollok és elvárható gondosság

Belső kontrollok kialakításával, a felelősségi körök meghatározásával, dokumentált folyamatokkal, rendszeres auditokkal már előre csökkenthetők rendszerszinten a jogi kockázatok, illetve nagyon sok esetben kérdés, hogy elvárható gondossággal járt-e el a cég.

Nem minden levélnek azonos a súlya

Fontos tisztában lenni azzal, hogy nem minden levélnek azonos a súlya. Tudnunk kell különbséget tenni egy értesítés, egy felszólítás, illetve bírságot kiszabó határozat között. Húsbavágó lehet, hogy van-e még lehetőségünk lépni, megelőzni a nagyobb bajt. Általános szabály, hogy minél korábbi szinten lépsz, minél hamarabb vonsz be szakértőt, annál több mozgástered van.

Egyes esetekben kifejezetten kötelező a jogi képviselő, ilyen esetben erről tájékoztatnak is. Erősen ajánlott jogi szakértőt bevonni akkor is, ha formálisan ugyan nem kötelező, de nagy összegű vitáról van szó, jogértelmezési kérdés merül fel, jogorvoslatra van szükség.

Azt is érdemes szem előtt tartani, hogy a jog, így az előírások nem statikusak. Folyamatosan figyelemmel kell tartani a jogszabályi változásokat, kiemelten is az adózási, adóeljárási szabályokat.

A felszólítás nem csak hatóságtól jöhet

Felszólítások azonban nem csak a hatóságtól, hanem partnertől is érkezhetnek. Leggyakrabban egy lejárt számla miatt, vagy mert vita van a teljesítésről, elcsúszott az egyeztetés, a másik fél jogi lépésre készül, de még tárgyalna.

Ez egy másik jellegű helyzet, mint a hatósági felszólítás, de legalább ugyanilyen fontos, hogy megfelelő módon és megfelelő időben reagáljunk rá, így egy későbbi cikkben erre is visszatérünk.

Az Üzleti kisokos 1. részében az üzleti terv fontosságára tértünk ki, ne hagyd ki az erről szóló videónkat:

Szakértő: dr. Gombolai Éva LL.M. – Jogi igazgató LegitiMo
Képek forrása: Freepik