A szó elszáll, a szerződés megmarad – ezért ne bízd a vállalkozásod egy kézfogásra (x)

Verba volant, scripta manent

– azaz: a szó elszáll, az írás megmarad. Ezt a régi latin bölcsességet minden vállalkozónak érdemes megfogadnia. Sokan gondolják úgy induláskor, hogy elég egy kézfogás, aztán jön az első olyan helyzet, amikor kiderül: a "gentlemen's agreement", a jó szándék és a bizalom kevés, ha mindenki másképp emlékszik arra, miben is állapodtatok meg. És ilyenkor jön a kínos rész… nem feltétlenül azért, mert bárki rosszindulatú, hanem mert az emlékezetünk nem precíz jegyzőkönyv.

Ezért fontos hangsúlyozni: az írásos szerződés nem bizalmatlanság, hanem épp annak az eszköze, hogy a bizalom hosszú távon is megmaradjon. Mint amikor elindulsz egy hosszú túrára, nem azért viszel térképet, mert nem bízol benne, hogy eljutsz a célig, hanem mert szeretnéd, ha útközben nem lenne félreértés.

Az Üzleti kisokos előző részében az adminisztráció fontosságáról beszélgetett a szakértő és a Cápák közöttben szereplő vállalkozások:

Keretek tisztázása

A szerződés nem pereskedésre való, hanem arra, hogy tisztázzuk, ki mit vár el, és mit ad cserébe. Érdekes, de sokan még mindig tartanak attól, hogy ha „túl hivatalosak”, azzal megbántják a másikat. Noha egy korrekt szerződés nem rontja el a viszonyt, sőt, megerősíti. Segít abban, hogy ne legyenek kimondatlan elvárások, homályos feltételek, vagy elszálló költségek.

Egy világosan lefektetett megállapodásban ott van minden, ami fontos: a feladat pontos leírása, a határidők, a fizetési ütemezés, a felelősségi körök, sőt, az is, mi történik, ha valaki csúszik, vagy módosul a projekt. Ez nem jogi trükk, ez menedzsment, vállalkozói alap.

És van még egy fontos szempont: nem minden szerződés egyforma súlyú. Érdemes a megállapodásokat fontossági kategóriákba sorolni. Vannak olyan együttműködések, amikre nyugodtan használhatsz egy jól előkészített sablont, például egy egyszerű alvállalkozói munka vagy visszatérő megrendelés esetén. De vannak olyan helyzetek, például egy hosszú távú partnerség, egy jelentős összegű projekt, vagy egy befektető belépése, ahol nem érdemes egyedül okoskodni. Ilyenkor igenis szükség van jogászra, gondos előkészítésre, alapos mérlegelésre. A tudatosság épp abban rejlik, hogy tudod, mikor melyikre van szükség.

Egy jó szerződés fejben is rendet tesz

Sokan azt gondolják, a szerződés csak „vész esetére” kell. De a legnagyobb haszna sokszor éppen az, hogy segít strukturálni a közös munkát. Amikor leírsz valamit, akkor azzal magadnak is kijelölöd a kereteket. Látsz előre, tisztábban gondolkozol a projektekről, és nem csak ösztönből vezeted a céged.

És természetesen ott a másik oldal: egy szerződés abban is segít, hogy a partnered is érezze, mennyire komolyan veszed a közös munkát. A professzionalizmus nem a hidegségről szól, hanem arról, hogy előre gondolkodunk, és nem hagyunk nyitva fontos kérdéseket.

A Számlázz.hu-nál nap mint nap látjuk a különbséget.

Sok vállalkozást látunk születni, és sajnos véget is érni. És gyakran nem az ötlet volt rossz, nem is a piac volt kegyetlen, hanem egyszerűen nem voltak rendesen lefektetve az alapok. Nem voltak szerződések, nem voltak tiszta feltételek, nem volt mihez visszanyúlni, amikor gond lett.

Holott ma már valóban egyszerű eszközök állnak rendelkezésre: egy jól megírt szerződés, akár elektronikus formában, egy e-mailes visszaigazolás vagy egy online aláírás is elég lehet. A lényeg az, hogy nyoma legyen a megállapodásnak, és hogy mindenki pontosan értse, mit vállal.

A jó szerződés olyan, mint egy biztonsági öv.

Lehet, hogy sosem lesz rá szükséged. De ha egyszer mégis, akkor nagyon fogod sajnálni, hogy nem volt bekapcsolva. Egy korrekt megállapodás nem veszi el a rugalmasságot, viszont biztosítja, hogy ha valami nem várt dolog történik, akkor is méltányosan, tisztán és gyorsan tudjatok reagálni.

Összegezve, ha legközelebb úgy érzed, „jó lesz az úgy szóban is”, csak gondolj bele: mennyivel nyugodtabban alszol, ha tudod, hogy minden le van írva. Mert a szó elszáll, de a vállalkozásod jövője nem játék.

A cikk írója: Számlázz.hu
Képek forrása: Freepik